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DOKUMENTE - EINE HERAUSFORDERUNG FÜR JEDES UNTERNEHMEN

 

Dokumente erfassen, bearbeiten, strukturiert ablegen und revisionssicher archivieren sind Herausforderungen für jedes Unternehmen, jede Praxis, jede Kanzlei und jede Behörde. Ob Datei, E-Mail oder Schriftstück - nur mit einem Dokumenten-Managementsystem (DMS) lassen sich diese Dokumente (Personalakten, Patientenakten, Buchhaltung, Schriftverkehr) elektronisch beherrschen und verwalten. Vielleicht bewahren auch Sie diese Dokumente noch an verschiedensten Stellen. Hauptstandort, Filialstandorte, Lager, Verkauf ...

Neben dem bestehenden Altarchiv und einer zeitraubenden Papierablage entstehen täglich unzählige, wichtige Dokumente die verwaltet werden müssen. Dies an unterschiedlichen Orten von verschiedenen Mitarbeitern dazu noch in unterschiedlichen Dateiformaten. Die Ablage erfolgt vermutlich auch bei Ihnen sowohl local, zentral auf mobilen Festplatten etc.. Müssen Vorgänge angestoßen werden, werden diese Dokumente ausgedruckt, weitergegeben, geprüft und wiederum abgelegt. Nimmt man sich einen dieser Geschäftsfälle zur Hand und soll diesen detailliert prüfen, stößt man oft an unüberwindbare Grenzen. Die Dokumente liegen in unzähligen Versionen auf unterschiedlichsten Systemen mit den unterschiedlichsten Zugriffsbeschränkungen. Teilweise in der Mailbox vom Vertriebsmitarbeiter, in der Postmappe vom Sekretariat oder auf dem zugriffsgeschützten Laufwerk der Buchhaltung. Die Zusammenführung und Verwaltung dieser Dokumente aus verschiedenen Archiven ist nur unter hohem Zeit- und Kostenaufwand möglich.

Durch die Einführung eines Dokumenten-Managementsytems (DMS) brauchen Sie keine Dokumente mehr suchen. Sie sind einfach an jeder Stelle Ihres Unternehmens abrufbar.

Suche von Dokumenten

Kennen Sie auch die Problematik, dass Sie und Ihre Mitarbeiter viel Arbeitszeit für die Suche nach Unterlagen etc. benötigen. Können Sie abschätzen, wie viel Arbeitszeit hierfür verwendet wird. Stellen Sie sich vor, Sie hätten ein Programm, in welchem Sie alle Ihre Dokumente, Emails, Faxeingänge etc. verwalten könnten, und dies verbunden mit der Möglichkeit jedes benötigte Dokument und jede Datei in Sekundenschnelle aufzurufen, zu versenden und zu bearbeiten.

Dies selbstverständlich auf Wunsch revisionssicher!


Daten & Fakten

    »  Druckkosten machen 10% der gesamten IT-Kosten aus
    »  45% aller Ausdrucke und Fotokopien wandern noch am selben Tag in den Papierkorb
    »  5% aller Dokumente gehen verloren und sind unauffindbar
    »  Die Suche von einem Blatt Papier kostet ca. 1 EUR
    »  32 Regalmeter = 400 Ordner passen auf eine DVD

 

 
 
HERZLICH WILLKOMMEN


HEISCAN kümmert sich um die schnelle, fachgerechte und gesetzeskonforme Digitalisierung aller Ihrer Dokumente: von Patientenakten über Rechnungen, Personalmappen bis hin zu Gerichtsakten.

Auf Wunsch schaffen wir Platz für Ihr altes Archiv –
an einem neuen, noch sichereren Ort.

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Mulde 8
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